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2. Die organisatorische Vorbereitung
Eine systematische und praxiserprobte Vorgehensweise, um in jeder Phase des Verhandlungsprozesses gut vorbereitet zu sein, ist die des 7-Phasen-Modells. Dieses beinhaltet die Phasen: Vorbereitung, Einstieg und Kontakt, Analyse, Verhandlung, Ergebnis, Ausstieg und Nachbearbeitung.
Erfahrene Einkäufer sagen, dass eine gute Vorbereitung zu 80 Prozent über den Erfolg einer Verhandlung entscheiden kann. Somit kann geschlussfolgert werden, dass je schwieriger die bevorstehende Verhandlung sein wird, desto gründlicher auch die Vorbereitung sein sollte.
Als Basis für eine erfolgreiche und effektive Verhandlung ist es wichtig, eine möglichst optimale Ausgangssituation zu schaffen. So sollte auch die Situation am Ort des Geschehens perfekt sein. Denn oftmals kommt es vor, dass scheinbar banale Faktoren wie ein nicht rechtzeitig reservierter Besprechungsraum, das Fehlen von Dokumenten oder ein Verweigern der Technik, zu echten „Verhandlungskillern“ werden. An dieser Stelle werden Besprechungsräume zum Aushängeschild des Unternehmens und dementsprechend lohnt es sich, diesen möglichst angenehm zu gestalten sowie durch Zeugnisse oder Zertifikate ein gutes Licht auf sich zu werfen.
Eine weitere Maßnahme um einen möglichst reibungslosen Ablauf einer Verhandlung zu gewährleisten, ist das Erstellen einer strukturierten Tagesordnung. So können im Vorfeld Missverständnisse vermieden werden und alle Teilnehmer haben den gleichen Wissensstand über den Ablauf der kommenden Verhandlung.
Der nächste wichtige Schritt ist sich mit dem eigentlichen Verhandlungspartner, oftmals der Lieferant, zu beschäftigen. Informationen über das Unternehmen sowie über Referenzen, Kunden und Vertriebspolitik helfen, sich ein genaues Bild des Gegenübers zu machen. Wenn bekannt, sollte sich auch über die Person/en informiert werden, mit der die Verhandlung geführt wird/werden. (Business-)Soziale Netzwerke geben hier reichlich Möglichkeit dazu. So kann der Verhandlungspartner besser eingeschätzt werden und im Idealfall Schwächen und Stärken erkannt werden. Ebenso wichtig ist es, die Intentionen und Ziele des Gegenübers zu kennen, um die eigene Argumentation darauf ausrichten zu können.
Neben dem Fokus auf den Verhandlungspartner, sollten auch die interne Kommunikation und das Auftreten des Verhandlungsteams, falls vorhanden, perfekt abgestimmt sein. Nur wenig andere Dinge können die eigene Verhandlungsbasis derart ins Wanken bringen, wie sich widersprechende Aussagen der eigenen Mitarbeiter. Jedem Teilnehmer sollten die allgemeine Taktik, die Ziele und auch seine eigene Rolle in der Verhandlung klar sein. So ist es notwendig einen Verhandlungsführer zu bestimmen, der das gesamte Team auch in schwierigen Situationen führen kann.
Selbstverständlich sollte die eigene Vorbereitung ebenfalls gründlich durchgeführt werden. Alle Unterlagen sollten vorhanden sein und auch das eigene Erscheinungsbild sollte der Verhandlungssituation entsprechend sein. Denn erst wenn sich jeder im Team gut vorbereitet fühlt, kann diese Ausstrahlung auch auf andere Parteien übertragen werden, was wiederum der allgemeinen Atmosphäre einer Verhandlung zugutekommt.
Quelle: www.kloepfel-consulting.com
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